HybridForms: Mobile Formulare

Karten, Fotos, Videos und biometrische Unterschriften direkt im Formular – offline, revisionssicher, mit KI unter eigener Kontrolle.

HybridForms digitalisiert formularbasierte Prozesse im Außendienst und in kritischen Betriebsumgebungen: Erfassung vor Ort, mehrstufiger Workflow, rechtsverbindlicher Abschluss, Übergabe an die Fachsysteme – für Behörden, öffentliche Sicherheit, KRITIS und regulierte Unternehmen.

Sofort ausprobieren

Drei Beispielformulare aus Kundendienst, Medizin und Vertrieb lassen sich ohne Anmeldung testen, in Deutsch und Englisch: ausfüllen, fotografieren, skizzieren, Sprachmemos aufzeichnen, unterschreiben. Der Funktionsumfang ist eingeschränkt.

Wofür HybridForms eingesetzt wird

Typische Einsätze: Anlagenprüfung und Stationsbegehung im Netzbetrieb, Wartungs- und Prüfprotokoll in der Instandhaltung, Streckenprotokoll in der Straßeninfrastruktur, Sicherheitsbegehung und Arbeitsschutz im Betrieb, Mängeldokumentation und Bauabnahme auf der Baustelle, Einsatzdokumentation, Anzeigenaufnahme und Online-Anzeige im Bürgerportal bei Polizei und Behörden, Auditcheckliste und Qualitätssicherung in der Produktion, Einverständniserklärung und Patientenaufnahme in der Klinik. Abbilden lässt sich jeder formulargebundene Ablauf.

Vor Ort dokumentieren

Fotos mit Markierungen und Koordinaten nach WGS 84, Videoaufnahmen auf Wunsch mit Aufnahmeort und Kartenausschnitt, dazu Freihandskizzen, Sprachmemos, Scans sowie Barcode-, QR- und NFC-Erfassung.

Rechtsverbindlich unterschreiben

Handschriftliche Unterschriften werden als biometrische Merkmale erfasst – Druckprofil, Geschwindigkeit, Schreibrichtung und Winkel – und bereits auf dem Gerät verschlüsselt (AES-256/RSA, eIDAS 910/2014, ISO/IEC 19794-7). Der Vorgang wird damit vor Ort rechtsverbindlich abgeschlossen.

Landkarten und GIS im Formular

Landkarten professioneller Anbieter, eigene Kartenserver und vorhandene GIS-Systeme lassen sich als Form Control frei im Formular platzieren. Eigene Geodaten und Fachebenen liegen darüber und sind einzeln einblendbar; ein Tipp auf ein Objekt zeigt die zugehörigen Informationen. Ohne Verbindung bleibt das gespeicherte Kartenbild verfügbar.

KI unter eigener Kontrolle

Die KI-Funktionen setzen eine Trusted.AI-Edition des HybridForms Servers voraus. Die Administration wählt das KI-Modell und den Kontext; betrieben wird auf eigener Infrastruktur oder als dedizierter Dienst im europäischen Rechtsraum – ohne externe KI-Dienste, ohne Training mit Prozessdaten. Der Einsatz ist assistiv: Die Entscheidung trifft der Mensch.

Funktioniert ohne Netz

Formulare, Kataloge und Stammdaten stehen auch ohne Verbindung bereit; erfasste Daten werden synchronisiert, sobald wieder Netz da ist.

Sicherheit und Konformität

Alle Daten verbleiben beim Kunden: verschlüsselte Übertragung, DSGVO-konforme Löschfristen, Betrieb On-Premises oder in Europa. Der Audit-Trail protokolliert jede Änderung an einem Formular automatisch mit Zeitstempel und Benutzer. Unabhängig sicherheitsgeprüft, laufende Prüfung nach BSI-Sicherheitscheckliste. Ausgerichtet auf NIS2, BSI-Grundschutz, eIDAS und den EU AI Act.

Vom Feld bis zur Freigabe

Mehrstufige Prozesse mit Stages, Gruppen- und Auto-Checkout, Rückweisung, automatischer PDF- und E-Mail-Ausgabe im Corporate Design. Self-Service für Bürger, Kunden und Patienten: als Kiosk-Ansicht am Gerät mit PIN-Freigabe oder als anonymes Web-Formular ohne Anmeldung, etwa für die Onlinewache der Polizei.

Anschluss an vorhandene Systeme

Bidirektionale Daten-API, XML/XSLT, HL7, CSV, SQL-Export; Anbindung an SAP, ERP, CRM, GIS/ESRI und Fachsysteme. Benutzerverwaltung über Active Directory, ADFS und OpenID Connect.

Für den produktiven Einsatz

HybridForms ist eine Unternehmens- und Behördenlösung für kritische Infrastrukturen und hochregulierte Bereiche. Der produktive Einsatz setzt einen HybridForms Server und ein Konto Ihrer Organisation voraus, die Beispielformulare nicht.